Ngành làm đẹp là một thị trường chưa bao giờ hết hấp dẫn đối với các chủ đầu tư. Đó là bởi nhu cầu làm đẹp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống, bất kể là nam hay nữ, là người trung niên hay người trẻ. Chính vì vậy, các thẩm mỹ viện, tiệm spa, tiệm nail không chỉ mọc lên nhiều hơn mà còn nhanh chóng lớn mạnh. Cùng với đà phát triển đó là số lượng khách hàng, nhân viên tăng lên, quy mô mở rộng cũng là lúc khối lượng công việc nhiều hơn. Lúc này các chủ đầu tư không thể quản lý chặt chẽ và chăm sóc được tất cả khách hàng. Bởi vậy, họ tìm đến sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý spa, giúp họ tiết kiệm thời gian, công sức và hoạt động hiệu quả. Vậy phần mềm quản lý này có thực sự “thần thánh” như vậy không? Hãy tham khảo bài viết dưới đây cùng query-consulting tìm câu trả lời nhé!

1. Phần mềm quản lý spa, tiệm nail, thẩm mỹ làm đẹp là gì?

Cũng giống như các phần mềm quản lý khác, phần mềm quản lý spa cũng được sử dụng trên các nền tảng điện tử như: máy tính, điện thoại, máy tính bảng, máy POS bán hàng,…

Khi bạn sở hữu một phần mềm quản lý spa cho thẩm mỹ viện của mình, bạn cần tạo một tài khoản và đăng nhập, kết nối các cổng thông tin đầu vào như: máy chấm công, excel nhập thông tin khách hàng, dịch vụ… để phần mềm hoạt động.

Dưới sự hỗ trợ của phần mềm, chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian giám sát, quản lý khách hàng, nhân viên, báo cáo doanh thu… và rất nhiều các tính năng khác. Đây là một công cụ rất cần thiết cho spa, thẩm mỹ viện. Nếu là chủ chuỗi spa, nail, thẩm mỹ viện, bạn nhất định phải dùng thử các phần mềm quản lý này.

Thông thường, có hai loại phần mềm quản lý spa, quản lý thẩm mỹ viện, tiệm nail đó là phần mềm được thiết kế sẵn và phần mềm thiết kế theo yêu cầu.

2. Spa, thẩm mỹ viện hoạt động như thế nào nếu không có phần mềm quản lý?

Để duy trì hoạt động của một spa, tiệm nail hay thẩm mỹ viện là các chủ tiệm phải đối mặt với khối lượng công việc lớn như: quản lý dược liệu, quản lý khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng,… Nếu như không có phần mềm quản lý, bạn sẽ thường xuyên gặp phải các vấn đề như:

• Nhầm lẫn các hàng hóa, dược liệu trong kho
• Khó kiểm soát tình trạng còn/hết/tồn hàng
• Thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng khi sử dụng hóa đơn thủ công
• Rắc rối trong việc tính toán hoa hồng cho nhân viên
• Dễ sai sót khi tính doanh thu và số lượng khách hàng tới hàng ngày
• Thiếu chu đáo trong khâu chăm sóc khách hàng

Và kể cả khi bạn dùng đến công cụ excel để lưu trữ thông tin thì chúng cũng chỉ giúp bạn quản lý được một cơ sở. Nếu có nhiều cơ sở, bạn không thể tổng hợp, thống kê và lưu trữ chúng cho từng quý/năm. Đó là chưa kể còn rất nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động cần được xử lý.

Vậy tại sao bạn không thay đổi cách hoạt động của spa, thẩm mỹ viện, tiệm nail của mình một cách khoa học hơn? Bỏ qua cách truyền thống thủ công, khi bạn sử dụng phần mềm quản lý, bạn sẽ nhận được những lợi ích như dưới đây.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện, làm nail

Quản lý hàng hóa, nhân viên

Hàng hóa/dược phẩm là một phần không thể thiếu đối với thẩm mỹ viện, spa và các tiệm nail. Việc quản lý hàng hóa sẽ trở nên vô cùng đơn giản khi xuất hiện phần mềm. Bởi phần mềm quản lý có thể tự động phân loại các mặt hàng thường xuyên hoặc ít sử dụng, tình trạng hàng hóa còn/hết/tồn kho ngay trên giao diện. Thậm chí, chúng còn có thể kiểm soát và báo cáo những dược phẩm sắp hoặc đã hết hạn sử dụng để chủ spa dễ dàng nắm bắt.

Phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện còn được tích hợp thêm khả năng kết nối với bảng chấm công. Tưởng chừng như tính năng này là thừa thãi vì tính lương là nhiệm vụ của kế toán. Tuy nhiên, những rắc rối khi làm kế toán làm việc bằng các phương pháp thủ công có thể gây tổn thất rất lớn cho cơ sở. Do đó, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý thì nên tận dụng các tính năng này.

Chăm sóc khách hàng tối đa

Hàng tháng, các chủ trung tâm phải bỏ ra từ vài chục đến hàng trăm triệu cho các chiến dịch quảng cáo để thu hút khách mới. Dẫu biết rằng khách hàng tiềm năng trong ngành làm đẹp là vô cùng lớn. Thế nhưng bạn không thể mãi sử dụng quảng cáo hay các chương trình khuyến mại để tìm kiếm khách hàng. Khách hàng sẽ không quay trở lại nếu như họ có trải nghiệm không tốt ở đó. Do vậy, việc tối ưu các phương pháp chăm sóc khách hàng sẽ giúp khách hàng quay trở lại thường xuyên hơn. Điều này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 20% chi phí cho việc tìm khách hàng mới.

Bằng cách sử dụng các thông tin khách hàng như: số điện thoại, email,… để tiến hành các chiến dịch marketing automation. Hệ thống phần mềm quản lý spa online sẽ gửi tới cho khách hàng những voucher, thông tin liệu trình, sản phẩm/dịch vụ mới mà không cần tới bất cứ một chiến dịch quảng cáo tốn kém nào.

Điều phối lịch hẹn linh hoạt

Đối với các chuỗi thẩm mỹ viện, spa hay tiệm nail đã có lượng khách ổn định thì việc điều phối lịch hẹn sẽ trở nên khó khăn. Lúc này hiện tượng chồng chéo lịch sẽ xảy ra gây khó khăn cho cả nhân viên và khách hàng. Thậm chí, nếu không xử lý khéo léo spa/thẩm mỹ viện có thể để mất đi các khách hàng tiềm năng.

Chính vì vậy, phần mềm quản lý đã đưa ra giải pháp cho bài toán điều phối lịch hẹn. Với các kết nối có sắn, chúng tự động hiển thị lịch còn trống ở tất cả các chi nhánh, đưa ra danh sách nhân viên có thể phục vụ giúp cho trung tâm dễ dàng sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng một cách chu đáo và chính xác.

Theo dõi thẻ dịch vụ và liệu trình

Thông thường, đối với thẩm mỹ viện hoặc spa, khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ theo liệu trình. Liệu trình có thể ngắn từ 1 – 2 tuần, nhưng cũng có những liệu trình kéo dài tới vài tháng hoặc một năm. Vậy với thời gian lâu như vậy, bạn có chắc rằng nhân viên hoặc khách hàng của mình sẽ nhớ lịch hẹn liệu trình để quay trở lại trung tâm?

Thế nhưng, khi sử dụng phần mềm quản lý spa trong công việc thì khác. Việc theo dõi liệu trình chính xác nhờ tính năng tự động nhắc lịch cho người dùng khi gần đến hẹn, tự động trừ buổi liệu trình trong thẻ dịch vụ. Điều này sẽ giúp cho trung tâm chăm sóc khách hàng được chu đáo và tận tình hơn.

Quản lý chi nhánh hiệu quả

Một ưu điểm tuyệt vời khác của phần mềm quản lý spa được nhắc đến đó là tính năng quản lý các chi nhánh. Với các kết nối trực tuyến, các thông tin của từng chi nhánh được ghi lại chi tiết và hiển thị một cách trực quan, dễ hiểu cho người dùng dễ dàng nắm bắt.

Không cần có báo cáo cuối ngày từ các cơ sở, bạn cũng có thể nắm được doanh thu, lượng khách hàng và nhân viên một cách rất đơn giản.

Phân loại, báo cáo chi tiết hàng tháng

Sở dĩ phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện, tiệm nail này có thể phân loại và gửi báo cáo chi tiết là do chúng quản lý toàn bộ hoạt động của trung tâm.

Từ hàng hóa, dược liệu, nhân viên, khách hàng hay thẻ liệu trình của khách hàng điều được kiểm soát chặt chẽ. Báo cáo này cũng bao gồm cả doanh thu của từng chi nhánh trong hệ thống.

Tính tiền nhanh chóng, kiểm soát doanh thu chính xác

Giờ đây, công việc tính tiền thanh toán cho khách, tính hoa hồng cho nhân viên đã không còn khó khăn hay nhầm lẫn như trước, bởi phần mềm quản lý có khả năng lưu trữ, tự động chiết khấu trên hóa đơn, cho phép người dùng cài đặt mức chiết khấu khác nhau cho từng người.

Không những vậy, các báo cáo doanh thu hàng tháng sẽ được thống kê dựa theo số hóa đơn in ra nên độ chính xác gần như tuyệt đối. Sử dụng phần mềm còn giúp cho doanh nghiệp tránh được những tổn thất do gian lận hay nhầm lẫn không đáng có.

==== Xem thêm: Tổng hợp phần mềm lập trình tốt nhất ngày nay, Top 10 công ty viết phần mềm hàng đầu Uy tin – Chất lượng

4. Phần mềm quản lý Mona Spa có gì?

Khả năng bảo mật tối đa

Bảo mật là yêu cầu thứ tối thiểu cần phải có trong bất cứ phần mềm nào. Đặc biệt là đối với các công cụ quản lý công việc nhân viên – nơi chứa rất nhiều thông tin cá nhân của nhân viên . Nếu các thông tin này bị thất thoát sẽ gây ra tổn thất rất nặng nề về uy tín cũng như khả năng “sống – còn” khi những thông tin này rơi vào tay đối thủ.

Có rất nhiều mặc nhiên cho rằng phần mềm quản lý hệ thống của họ đã được cam kết là bảo mật như quảng cáo. Hoặc phần mềm dành cho spa chỉ cần quản lý tốt mật khẩu – quyền đăng nhập là có thể yên tâm về mức độ bảo mật. Tuy nhiên, điều này là sai hoàn toàn nếu như phần mềm đó không được bảo mật từ khâu viết code, từ cách sử dụng mã nguồn mở khi lập trình…

Do đó, để bảo toàn dữ liệu, bảo vệ thông tin người dùng bạn cần chọn cho mình một đơn vị uy tín để mua/thiết kế phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện. Đơn vị thiết kế web spa Mona  là một trong những đơn vị được khách hàng đánh giá rất tốt về mức độ uy tín.

Sử dụng dễ dàng trên nhiều nền tảng: app mobile, desktop – app, web -app

Hiện nay, sự đa dạng của các nền tảng di động bắt buộc các lập trình viên khi sử dụng ngôn ngữ lập trình phần mềm đáp ứng được khả năng tương thích với các hệ điều hành khác nhau.

Một phần mềm quản lý được coi là hoàn hảo khi chúng hoạt động ổn định trên cả điện thoại di động, website, máy tính, máy tính bảng, máy POS bán hàng… Chưa kể, chúng phải được chuẩn Responsive từ khâu code giúp hiển thị tốt, thao tác mượt mà trên các thiết bị khác nhau.

Việc sử hữu các phần mềm quản lý Mona Spa có khả năng tương thích tuyệt vời không chỉ giúp cho bạn dễ dàng làm việc mọi lúc, mọi nơi mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí để đầu tư thiết bị như những phần mềm khác.

Phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp

Query-consulting hiểu rằng mỗi trung tâm, doanh nghiệp lại có một phong cách nhất định. Do đó, khi thiết kế phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện, chúng tôi luôn ưu tiên khả năng tích hợp các tính năng riêng cũng như sự độc quyền cho từng trung tâm.

Nếu như nhược điểm của các phần mềm quản lý thông thường đó là nhiều rào cản trong việc quản lý, điều phối công việc phù hợp với quá trình hoạt động của trung tâm. Thì đối với phần mềm Mona Spa, bạn hoàn toàn có thể đưa ra các yêu cầu đồng bộ dữ liệu, đồng bộ các cổng kết nối với phần mềm để tăng hiệu quả làm việc.

Tiết kiệm chi phí

Như đã nói trên, khi có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý sẽ giúp cho trung tâm làm việc chủ động, tăng khả năng chăm sóc khách hàng cũ, giúp tiết kiệm chi phí cho quảng cáo. Việc quản lý chi nhánh, trung tâm cũng trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.

Chưa kể, phần mềm Mona Spa có khả năng tương thích hoàn hảo đã giúp trung tâm thẩm mỹ viện, spa, tiệm nail tiết kiệm được chi phí đầu tư thiết bị để đồng bộ. Quả thực, đây là một công cụ hỗ trợ quản lý tuyệt vời mà các trung tâm spa, thẩm mỹ viện, tiệm nail không thể không có.

Công nghệ ngày càng phát triển thông minh và hiện đại, khiến cuộc sống của chúng ta thoải mái hơn. Vậy còn lý do gì mà bạn không tìm đến một công ty thiết kế phần mềm để sở hữu ngay một phần mềm xử lý công việc của mình nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm hơn? Nếu bạn cần đến phần mềm quản lý spa, tiệm nail hay thẩm mỹ viện thì hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn nhé!